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Preguntas Frecuentes

¿Qué es el Proceso de Homologación de Proveedores?

La Homologación de Proveedores es un proceso mediante el cual se evalúa y califica a los futuros proveedores en materia financiero-legal, operativa, seguridad, salud, medio ambiente, gestión de calidad, gestión comercial y responsabilidad social.

La homologación certifica la capacidad del proveedor de suministrar productos y servicios de acuerdo a la calidad requerida, garantizando el abastecimiento y cumplimiento en un tiempo oportuno, con costos de acuerdo al mercado y minimizando riesgos. 

En SAVIA Perú queremos constituir un equipo de proveedores de calidad.
 

¿Por qué mi empresa debe participar en el proceso de homologación si viene trabajando desde hace años con SAVIA Perú?

En SAVIA Perú nos esforzamos por mejorar de manera continua la actividad logística de la empresa, por ello necesitamos evaluar a todos nuestros proveedores de productos y servicios, a fin de contar con una base de datos donde todos estén evaluados y calificados de acuerdo a las mejores prácticas del sector.  
 

Mi empresa es pequeña, ¿debo participar de todos modos en el proceso de homologación?

Sí. Todas las empresas que quieran contratar bienes y/o servicios con  SAVIA Perú deberán participar en este proceso de homologación, salvo aquellas que, por la naturaleza de su servicio, no necesiten ser homologadas, como por ejemplo: servicios  públicos, servicios de arrendamiento de inmuebles, etcétera. 
 
 

¿Por qué SAVIA Perú solicita tantos documentos?

En SAVIA Perú solicitamos los documentos que consideramos necesarios para poder evaluar adecuada y exhaustivamente a nuestros proveedores.
  

El costo del proceso de homologación es muy alto y no son muchos los trabajos que realizamos para SAVIA Perú durante el año, ¿es necesario homologar la empresa?

Esta es una decisión que deberá tomar en base a un análisis de la frecuencia de compra, los niveles de facturación y la futura relación comercial que su empresa desee entablar con SAVIA Perú.

Mi empresa fabrica piezas y también brinda el servicio de instalación, ¿debo pagar por una línea adicional?

Su empresa deberá homologarse en ambas líneas y pagar una línea adicional, cuyo costo es de S/.330.00 nuevos soles más IGV. (trescientos treinta con 00/100 nuevos soles), solo si ambas actividades son contratadas por SAVIA Perú. De ser el caso, recibirá  dos informes y dos constancias. Cabe indicar que la segunda línea a homologar requerirá un cuestionario diferente y una visita adicional.

Con respecto al desarrollo del cuestionario y la recopilación de documentos, ¿no es muy corto el tiempo?

Los tiempos establecidos para el desarrollo del cuestionario y la recopilación de documentos se han definido de acuerdo a la práctica usual del proceso de homologación. Sin embargo, SAVIA Perú ha contemplado algunos tiempos máximos. Por ejemplo, una vez recibida la invitación, el tiempo de ingreso del proveedor al proceso será de 12 días útiles, aunque tendrá un tiempo máximo de 30 días calendario antes de que se venza su invitación.

En caso de vencimiento del plazo de invitación, su empresa deberá contactarse con SAVIA Perú para solicitar una nueva carta de invitación. Una vez ingresado al proceso, previo pago, el tiempo para la presentación del cuestionario y los documentos serán de diez días útiles. Sin embargo, el proveedor tendrá un tiempo máximo de 60 días calendario antes de perder el derecho pagado. Transcurrido este plazo, el proveedor deberá  contactarse con SAVIA Perú para solicitar una nueva carta de invitación.

Por eso, SAVIA Perú le recomienda NO entrar al proceso mientras no esté seguro de poder cumplir con la presentación de los documentos hasta por un plazo máximo de 60 días.

Mi empresa desea participar en el proceso de homologación, pero quisiéramos prepararnos con anticipación para obtener un buen puntaje, ¿podemos participar fuera de la fecha señalada?

El proceso de homologación es como tomar una foto de la gestión actual de su empresa, tal y como está ahora. Despreocúpese; una vez que le sean entregados los resultados tendrá una relación de puntos identificados para trabajar  y mejorar, en caso desee solicitar posteriormente una recalificación.

Mi empresa tiene una constancia de homologación obtenida para otro cliente, ¿puedo presentarla a SAVIA Perú?

El proceso de homologación de SAVIA Perú tiene sus propias características. Le sugerimos pasar por el proceso de validación parcial; en el caso que sea convalidable, en el que se evaluarán solo aquellos aspectos que diferencian el cuestionario de nuestra empresa de los demás cuestionarios.

¿Mi empresa debe homologarse solo con SGS del Perú, o puedo hacerlo con otra certificadora?

SAVIA Perú ha decidido realizar  el  proceso de homologación a través de SGS del Perú. Su empresa debe homologarse con esta certificadora porque los cuestionarios han sido adaptados a la medida de nuestra empresa.

Hace varios días he realizado el pago en el banco, pero no recibo el acceso a mi cuestionario, ¿qué debo hacer?

Haga su pago con toda confianza y comuníquese de inmediato al Fax 484-4272 o correo electrónico dirigido a Fiorella Buenano, fiorella.buenano@sgs.com, o Mayra Bustamante, mayra.bustamante@sgs.com, representantes de SGS del Perú, adjuntando lo siguiente:

Copia del recibo de pago, el número de operación que figura en el recibo de pago, datos de la empresa (razón social, no. de RUC, dirección), nombre de la persona de contacto, teléfono, correo electrónico y actividad que desea homologar.

Con esta información, SGS del Perú registrará los datos de su empresa y le dará una clave de acceso para poder dar curso al proceso de homologación. 
 

¿A partir de cuando empiezan a contar los diez días útiles para el desarrollo y recopilación de documentos?

Los días empiezan a contar desde el momento de recibir la clave de acceso a los cuestionarios de homologación.

En la fecha de visita, ¿es necesario que esté presente el gerente general o apoderado de la empresa?

No, no es necesario. Pero es importante que se designe a una persona que pueda mostrar las diferentes áreas de la empresa y que tenga acceso a la información solicitada por el auditor.

¿Puedo presentar mi Constancia de Homologación a otros clientes?

Sí, la Constancia de Homologación puede ser utilizada como una herramienta comercial para presentarse con otros clientes.

¿Cuál es la vigencia de la Constancia de Homologación?

La vigencia de la Constancia de Homologación es de un año.

Al finalizar la vigencia de la Constancia de Homologación, ¿tenemos que renovarla?

SAVIA Perú lo invitará nuevamente a homologarse una vez finalizada la vigencia de la constancia. Entonces, su empresa deberá decidir si desea homologarse nuevamente en base a un análisis de la frecuencia de compra, los niveles de facturación y la futura relación comercial que desee entablar con SAVIA Perú.

Si mi empresa obtiene la homologación, ¿SAVIA Perú comprará mis productos o solicitará servicios?

SAVIA Perú se compromete a trabajar únicamente con proveedores formales y calificados. Nuestro objetivo es elevar la calidad de nuestra base de proveedores, y que éstos den comienzo a un plan de mejora. 

Con la Constancia de Homologación su empresa estará mejor considerada para cualquier requerimiento que SAVIA Perú solicite. Lamentablemente, no podemos asegurarle una continuidad de contratación o compra porque estas decisiones se definen de acuerdo al precio, calidad y oportunidad de entrega o cumplimiento. Además, en el caso de servicios, se suman a esta decisión los aspectos de HSE y Responsabilidad Social de cada empresa.

De no aprobar la evaluación, ¿me será devuelto el dinero invertido?

El proceso no da un resultado tipo aprobatorio o desaprobatorio. Es una referencia de la situación actual de la empresa Homologada.

¿Cuál es la diferencia entre el ISO 9001 y la Homologación?

El ISO 9001 es la Norma Internacional orientada a la gestión de la calidad del proceso que se lleva a cabo para ofrecer un producto o servicio. Las empresas que cuenten con esta certificación no están exoneradas del proceso de homologación.

La Homologación es la evaluación de gestión que cubre los siguientes aspectos: Situación financiera y obligaciones legales, capacidad operativa, gestión de la calidad, seguridad y medio ambiente, gestión comercial y Responsabilidad Empresarial.

La homologación se realiza en base a un cuestionario de preguntas que permiten cuantificar niveles de cumplimiento.

¿Cómo puede mi empresa ingresar al proceso de homologación?

Primero, su empresa debe recibir una carta de invitación de SAVIA Perú.

Segundo, si está de acuerdo con someterse al proceso de homologación, deberá depositar en la cuenta de SGS del Perú el costo del proceso y seguir los pasos señalados en la pregunta N° 11.

SGS del Perú le dará una clave de acceso para ingresar a la página web y poder completar el cuestionario de homologación. Además, su empresa deberá presentar en físico los documentos solicitados en el procedimiento, incluyendo una  impresión del cuestionario completado.

¿Una empresa certificada con ISO 9001:2000 necesita homologarse?

Sí, la homologación evalúa requisitos específicos del cliente, y entre otros aspectos evalúa la gestión de la calidad. Las empresas certificadas con esta norma probablemente alcancen un buen puntaje en este aspecto. Sin embargo, cabe señalar que la Certificación ISO 9001 no contempla aspectos de seguridad, medio ambiente ni situación financiera.

¿Cómo se maneja la confidencialidad entre las empresas homologadas y SGS del Perú?

SGS del Perú se compromete a guardar estricta reserva de toda la información recibida. Ésta no puede ser divulgada a terceros.

Existe un convenio de confidencialidad entre las empresas homologadas y SGS del Perú. Cada empresa es dueña exclusiva de la  información que compete a sí misma, y no tiene acceso a la información de ninguna otra empresa.

Con respecto a la homologación, ¿qué significa una línea principal y una línea adicional?

Existen tres cuestionarios de homologación:
 
1. Proveedores de servicios;
2. Proveedores fabricantes;
3. Proveedores comercializadores.
 
 
La  homologación del  proveedor se realizará con la actividad más importante. En caso el proveedor tenga otra actividad distinta, pero también importante en su relación comercial con SAVIA Perú, antes de pactar la fecha de la visita de homologación, el proveedor solicitará a SGS del Perú el pago de una línea adicional, cuyo costo es menor al de una línea principal.  

Entonces, el día de la visita, el evaluador recogerá información de ambas líneas.

Un proveedor puede tener líneas adicionales solo si...

Realiza más de un tipo de actividad, como por ejemplo, fabricación e instalación de servidores, y además ofrece diseño y elaboración de software.

¿Qué es una recalificación?, ¿hay un límite de tiempo para solicitarla?

La recalificación se solicita cuando el proveedor desea mejorar la calificación originalmente obtenida. Ésta incluye la revisión del informe inicial, algunas coordinaciones y la visita de un evaluador a las instalaciones del proveedor.

La elaboración y emisión del informe y constancia puede solicitarse en cualquier momento dentro del periodo de vigencia de la constancia. La vigencia de la homologación es la misma de la evaluación inicial. 

La empresa deberá evaluar en cuánto tiempo puede presentar la evidencia de haber mejorado en los puntos que no tuvieron buen puntaje en la primera evaluación.

¿Dónde encuentro información detallada del proceso de homologación a solicitud propia?

Esta información puede solicitarse al Departamento de Servicios Logísticos de SGS del Perú. La información puede entregarse verbalmente y mediante el procedimiento de homologación correspondiente. Es  importante que dicha información sea leída en su integridad para que el proceso de homologación culmine exitosamente.

¿Se debe presentar alguna otra documentación a SGS del Perú?

No. La documentación específica que SAVIA Perú requiere se encuentra indicada en el proceso de homologación.

En caso de no presentar la documentación completa, ¿qué sucede?

En su reporte, el evaluador dejará constancia de que el proveedor no presentó la documentación correspondiente a las actividades que realiza la empresa. Esto no influirá en la calificación, a menos que ésta sea indispensable para validar alguna pregunta del cuestionario que tampoco fue validada durante la visita o auditoría.

Con respecto al cuestionario, si no tengo una respuesta clara, ¿se pueden dejar preguntas en blanco?

Sí. Es posible dejar preguntas en blanco, pero trate de que sean mínimas. 
Durante la visita o auditoría, el evaluador verificará todas las preguntas del cuestionario.

¿Cómo se presentan los documentos solicitados por SGS del Perú?

El cuestionario debe completarse vía Internet y los documentos requeridos deben presentarse en un CD.

¿En qué consiste la visita o auditoría de homologación?

Durante la visita o auditoría, el evaluador verificará pregunta por pregunta que la empresa cumple con lo solicitado. Para ello se basa en evidencias de auditoría, de acuerdo al criterio que corresponda, tales como documentos, registros, entrevistas y observación directa.

¿Cuánto duran las visitas de homologación?

Las visitas de homologación se inician a las 9:00 a.m. y tienen una duración aproximada de seis horas útiles. Durante la visita se recorren las oficinas administrativas de la empresa proveedora, y un servicio en ejecución en el caso de una empresa de servicios. Si se trata de una empresa fabricante, se recorren las instalaciones de la planta y, en el caso de una empresa comercializadora, se visitan el almacén y las unidades de transporte.
 
El tiempo que demande la visita dependerá de: 

  • La  envergadura y el número de instalaciones. 
  • El acceso a los documentos que demuestren la información consignada en los cuestionarios. 
  • Las facilidades prestadas al evaluador durante la visita. 

 

De ser necesario, se programará un día de visita adicional, cuyo costo se indica en el procedimiento del cliente.

¿Cómo se califican las preguntas en el proceso de homologación?

Cabe señalar que SAVIA Perú ha definido un puntaje para los aspectos financiero-legales, operativo, de seguridad, de salud, medio ambiente, gestión de calidad, gestión comercial y responsabilidad social.

Las preguntas que cumplen el requisito obtienen 01 punto.
Las preguntas que no cumplen el requisito obtienen 00 puntos. 
Las preguntas con la calificación NA significa que no aplican para este caso.

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